Gestão de cobrança: um passo a passo

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Um dos maiores desafios de quem empreende é garantir que todos os clientes pagam as faturas. No entanto, nem todo mundo sabe que uma das maneiras de reduzir a inadimplência é através de uma boa gestão de cobrança.

Conhecer as fontes de receita, o nível de inadimplência e saber quando as contas estão em atraso é fundamental para começar esse processo.

Mas, o que muita gente se pergunta é o que fazer para lidar com os clientes que atrasam suas contas. E ainda, como reduzir o número de atrasos e inadimplência, na prática.

Acima de tudo, o que nenhuma empresa quer é ter seu fluxo de caixa afetado por não receber os pagamentos em dia. Afinal, esse tipo de problema pode causar muita dor de cabeça e atrasos de pagamento por parte da empresa também.

Mas, num país onde boa parte da população é inadimplente, nem sempre isso é uma tarefa fácil. Por isso, vale estar sempre informado e buscando conteúdos ricos, como é o caso do ebook de gestão de Cobrança da Cora.

Confira o que preparamos para você neste artigo e alavanque o seu negócio. Boa leitura!

O que é gestão de cobrança?

A gestão de cobrança é o conjunto de práticas e ferramentas usadas para administrar os clientes com contas em aberto.

Dessa forma, todos os relatórios referentes a inadimplência de clientes, sistemas e rotinas de cobrança fazem parte da gestão de cobranças.

Além disso, a definição de regras, frequência e scripts de cobrança, também são importantes para ter um controle mais eficiente das faturas dos clientes.

Como fazer uma gestão de cobranças eficiente

1)   Conheça e classifique os clientes

O primeiro passo para organizar a forma de cobrar os clientes e resolver os problemas de atrasos e inadimplência na sua empresa é conhecer a situação das contas.

Ou seja, entender como está o pagamento das vendas que o seu negócio faz. Para começar essa análise é necessário dividir e classificar seus clientes. Faça isso de acordo com a situação das suas contas, ou seja, quão inadimplente ele está.

Você pode utilizar a divisão sugerida abaixo:

?      clientes com faturas em aberto, dentro do prazo de vencimento

?      clientes com faturas em atraso

?      clientes sem contas em aberto

Com os clientes separados nesse grupo será mais fácil traçar estratégias diferentes para cada tipo de cliente. Afinal, no caso de quem paga as contas em dia é preciso apenas lembrar das faturas que estão por vir.

Da mesma forma, é preciso lidar de maneiras diferentes para quem atrasou uma fatura e quem já acumula muitos pagamentos sem pagar.

2)   Defina estratégias para lidar com cliente inadimplente

Após classificar os clientes inadimplentes, é hora de montar um plano para reaver os valores em aberto. Nesse caso, você deve sempre levar em consideração a situação do cliente.

?      Clientes com poucas contas em aberto ou contas recentes

Isso porque, quando um cliente atrasa uma conta ou tem poucas faturas em aberto, pode ser que ele tenha apenas esquecido de pagar as contas. Ou ainda, que esteja num momento pontual de dificuldade financeira.

Quando isso acontece, muitas vezes é possível resolver a situação com um contato rápido e gentil. Uma boa opção nesses casos também pode ser oferecer um prazo maior para pagamento.

?      Clientes que estão devendo muito ou há muito tempo

Independente do motivo da inadimplência, sabemos que a maioria das pessoas não gosta de passar por essa situação. Ou seja, se o consumidor pudesse escolher, ele provavelmente quitaria todas as contas.

Por isso, com essas pessoas é preciso ter um pouco mais flexibilidade para chegar a uma solução. Oferecer descontos, parcelamento ou outros meios de pagamento da dívida podem ajudar.

Além disso, é importante que a empresa esteja aberta a ouvir o lado do cliente e demonstrar empatia com ele.

3)   Elabore scripts de cobrança

Após definir as estratégias, o próximo passo é pensar em como abordar os inadimplentes. Sabemos que essa etapa não é fácil, afinal é uma situação que pode ser delicada.

Por isso, é importante sempre manter uma abordagem respeitosa e direta. Atente-se também ao canal por onde será feita a cobrança e os horários, sempre durante o horário comercial.

Para manter uma comunicação padrão e funcional, vale a pena desenvolver scripts de cobrança, de acordo com cada situação. Esses roteiros devem prever de que forma a conversa pode seguir e já adiantar algumas alternativas de pagamento com objetivo de resolver a situação.

4)   Lembre o cliente antes do vencimento

Além de cuidar de quem já está devendo, é importante pensar no que fazer antes de um atraso.

Nesse sentido, uma forma eficiente é enviar lembretes de cobrança antes do vencimento das faturas. Faça o envio pelo canal de preferência do cliente, seja e-mail, sms ou WhatsApp.

E sempre envie a notificação alguns dias antes da data de vencimento para o cliente ter tempo de se preparar. Um reforço na data final também pode funcionar para quem deixou para a última hora.

5)   Instrua a equipe para seguir as melhores práticas

Se a sua companhia conta com um time para realizar as cobranças, é fundamental que essas pessoas sejam treinadas para seguir as estratégias definidas.

É também nesse momento que deverão ser utilizados os scripts de cobrança. Com eles em mãos, é mais fácil manter um bom relacionamento com o cliente e uma comunicação padronizada.

É fundamental essa equipe se preparar com as alternativas de pagamento para oferecer para os clientes na hora da cobrança.

6)   Utilize um sistema de cobrança

Por último, mas não menos importante, é contar com sistemas de cobrança. Esse tipo de ferramenta possibilita a programação e automação de tarefas como envio de boletos e lembretes de cobrança para seus clientes.

Além disso, através desse sistema também é possível controlar a situação das faturas em aberto e acompanhar aquelas que estão próximas ao vencimento ou já estão atrasadas.

Isso oferece uma visão mais ampla da situação dos recebimentos da empresa e condições de tomar decisões e traçar estratégias para lidar com possíveis problemas.